Apostille merupakan sebuah sertifikat yang dikeluarkan oleh lembaga resmi di negara asal dokumen untuk mengonfirmasi kevalidan dokumen tersebut agar diakui di negara lain yang menjadi anggota Konvensi Den Haag 1961. Apostille mempermudah proses pengakuan dokumen tanpa harus melalui legalisasi berlapis di kedutaan besar negara yang dituju.
Namun, tidak semua negara menerima apostille. Beberapa negara, terutama yang bukan bagian dari Konvensi Den Haag, masih mengharuskan dokumen dilegalisir secara konvensional melalui kedutaan atau konsulat negara mereka.
Negara yang Tidak Menerima Apostille
Negara-negara seperti Indonesia, China, Arab Saudi, serta beberapa negara di Afrika dan Amerika Latin tidak mengakui apostille. Oleh sebab itu, dokumen yang akan digunakan di negara-negara tersebut harus menjalani prosedur legalisasi yang berbeda.
Langkah-Langkah Jika Negara Tujuan anda Tidak Mengakui Apostille
1. Legalisir Dokumen di Instansi Pemerintah Asal
Sebelum pergi ke kedutaan untuk mengurus legalisasi, pastikan dokumen anda telah dilemparkan oleh instansi pemerintah yang relevan di negara asal, seperti Kementerian Pendidikan, Kementerian Hukum dan HAM, atau Kementerian Luar Negeri.
2. Legalisir di Kedutaan atau Konsulat Negara Tujuan
Karena apostille tidak diterima, anda perlu melakukan legalisasi dokumen secara manual di kedutaan atau konsulat negara tujuan. Proses ini biasanya meliputi pemeriksaan dokumen oleh kedutaan dan bisa memerlukan waktu lebih lama dibandingkan dengan proses apostille.
3. Siapkan Dokumen Pendukung yang Lengkap
Setiap kedutaan memiliki persyaratan dokumen yang beragam. Pastikan anda memiliki dokumen pendukung seperti surat pengantar, salinan dokumen asli, dan dokumen identitas yang dibutuhkan.
4. Gunakan Jasa Pengurusan Profesional
Proses legalisasi manual bisa menjadi rumit dan sangat memakan waktu. Menggunakan jasa pengurusan yang berpengalaman dapat membantu mempercepat proses serta mencegah kesalahan.
Perbandingan Proses Legalisir dengan dan tanpa Apostille
| Aspek | Dengan Apostille | Tanpa Apostille (Legalisir Manual) |
|---|---|---|
| Negara Tujuan | Negara yang menjadi anggota Konvensi Den Haag | Negara yang bukan anggota Konvensi Den Haag |
| Proses | Lebih cepat dan lebih sederhana | Lebih kompleks dan lebih memakan waktu |
| Instansi yang Terlibat | Kementerian Luar Negeri dan otoritas apostille | Kementerian terkait + Kedutaan/Konsulat |
| Biaya | Umumnya lebih rendah | Bisa jadi lebih tinggi karena proses yang berlapis |
| Risiko Kesalahan | Lebih kecil karena mengikuti prosedur standar | Potensi lebih besar jika dokumen tidak lengkap atau prosedurnya salah |
Tips Mengurus Legalisir Dokumen di Negara yang Tidak Menerima Apostille
- Teliti persyaratan kedutaan secara mendetail sebelum mengajukan dokumen.
- Siapkan dokumen asli beserta fotokopi yang lengkap sesuai dengan permintaan.
- Manfaatkan jasa pengurusan legalisasi profesional untuk menghindari kesalahan dan mempercepat proses.
- Awasi proses secara berkala agar tidak terjadi penundaan pada dokumen.
